Большинство из нас изо дня в день сталкивается с проблемой, когда сегодня нужно было сделать 3 важные задачи, а уже вечер и вам еле удалось закончить хоть одну. Завтра новый день, добавятся еще новые задания, эмоциональное напряжение растет, производительность падает. Вместо 100% отдачи начинаются внутренние терзания «я ничего не успеваю», в итоге, все это приводит к быстрой утомляемости, стрессу, апатии.
Осмелюсь предложить, что у многих бывало состояние, вы сидите, думаете, «мне необходимо сделать то и то», но при этом продолжаете сидеть и бездейственно думать, в конце концов идете на кухню, делаете перекусить и садитесь смотреть телевизор. Все это происходит потому, что стоящие перед вами задачи слишком обширны и мозг не может понять с чего именно ему начинать. А это уже следствие того, что мы не делаем планирование, либо делаем, но неправильно, что приводит к потери времени. Время — единственный ресурс, который ограничен и главная задача — научится правильно им распоряжаться. В этом как раз и заключается вся суть тайм-менеджмента.
Парадокс тайм-менеджмента
Парадокс тайм-менеджмента заключается в том, что потратив дополнительное время на планирование, мы в итоге закончим все задачи гораздо быстрее, нежели без него. Планы и размышления необходимо всегда записывать, если цели нету на бумаге, значит она вообще не существует. Существует поговорка «Корабль, не знающий куда плывет, никогда не достигнет пункта назначения», тоже работает и с людьми, если мы не знаем чего хотим, то никогда этого и не получим. Но даже, если мы в курсе своих желаний — без четкого плана действий, они так и останутся желаниями. Обычная ситуация, вам 10 лет — мечтаете стать футболистом и получить золотой мяч, вам 15 лет — мечтаете стать футболистом и играть в Барселоне, вам 20 лет — мечтаете стать футболистом и сыграть за родные цвета, вам 40 лет — сидите в баре и рассказываете друзьям, что в молодости мечтали стать футболистом.
Планировать — выиграть время
Многие сталкивались с ситуацией, когда нам хорошо, чем-то увлечены — время идет быстро, когда скучно — минуты кажутся часами, это связано с тем, что восприятие времени, в значительной степени, привязано к нашему эмоциональному состоянию, а значит полагаться на себя в данном вопросе нельзя. Как показывает практика, работа со списком запланированных дел значительно повышает производительность уже в первый день. Планировать каждый день необходимо с вечера предыдущего, таким образом, вы всегда будете знать с чего начать свой день. Все завершенные дела необходимо же сразу вычеркивать, это повышает настроение и дает заряд бодрости на продолжение.
Что и как планировать
Планировать необходимо все, не только каждый следующий день. Вы должны ставить долгосрочные цели, представлять кем хотите быть через 5-10-20 лет, далее большие цели распределять на меньшие, год на месяцы, месяцы на недели. Каждые сложные задачи необходимо разбивать на менее легкие, если задачу каким-то образом можно еще разбить — делайте это, но без фанатизма. Существует очень много методик планирования, но все рассматривать не будем, выделим самые простые и ходовые:
ABC-планирование — один из лучших способов расставить приоритеты. Суть заключается в том, что необходимо составить таблицу, в которую вписать все необходимые дела. Далее, против каждого дела расставляем буквы A, B и C по степени важности, соответственно А-самая важная задача, С-задачи, которые можно проигнорировать, после против каждой буквы расставляем цифры 1, 2, ..,n, это очередность, в которой необходимо выполнять задачи. В конце концов, мы получим, что задача А1 имеет высший приоритет и так далее.
Принцип Эйзенхауэра — суть метода схож в предыдущем, только здесь необходимо разделить все дела на 4-и категории:
- срочные и важные — дела, которые требуют незамедлительного выполнения;
- срочные, но не важные — необходимо точно отделить их от важных, так как можно потратить лишнее время;
- не срочные, но важные — парадокс таких дел в том, что они могут превратиться в срочные и важные;
- не срочные и не важные — порой такие дела можно игнорировать.
Основные советы
- Расставляйте приоритеты. Если у вас накопилось уйма дел, не спешите паниковать и делать первое попавшиеся, успокойтесь, сделайте себе чашечку чая или кофе, отбросьте лишние мысли из головы (самый простой способ, это закрыть глаза и сосчитать до 100), возьмите листок и ручку или где вы обычно делаете пометки, и составьте план всей работы. Таким образом вы сможете выделить самые важные, незамедлительные дела и приступить к их выполнению.
- Научитесь отказывать. Порой нас просят что-то сделать, мы сами хотим на что-то отвлечься, это все отнимает время, которое уже было выделено на другие задачи. Необходимо научиться вежливо отказывать и выполнять только поставленные в данный момент задачи. Также следите, куда вы тратите свое время, записывайте все сделанное, что не входило в планы. Например, просмотр фото в инстаграме, обсуждение сплетней. Таким образом, вы сможете сформировать список так называемых «пожирателей времени».
- Логируйте время. После выполнения каждой задачи, записывайте рядом количество потраченного времени. Это поможет вам четко видеть куда и сколько идет затрат, плюс на будущее будете, примерно, понимать продолжительность каждой задачи.
- Делегируйте задачи. Важно понимать — ваше время стоит дорого и если не в финансовом плане, то для вас так точно. Поэтому, менее важные дела или дела, в которых вы слегка некомпетентны лучше поручать кому-то другому, а самому заняться более приоритетными делами. Например, если вы ничего не смыслите в компьютерах, вот не стоит трать сутки пытаясь его отремонтировать.
- Делайте все качественно. Каждый неоднократно сталкивался тем, что неинтересную работу хочется как-нибудь побыстрее выполнить и забыть. Но некачественное выполнение задачи грозит тем, что спустя некоторое время вам придется все заново переделывать.
- Все неприятное сначала. Каждый день лучше начинать с самых неприятных дел, выполнив которые, мы получим дополнительный эмоциональный заряд на весь оставшийся день.
На этом знакомство с тайм-менеджментом закончим. Помните, что для достижения целей и повышения личной эффективности, кроме успешного планирования, еще необходим здоровый дух. Заботьтесь о своем здоровье и «море будет по колено». Знаете еще полезные советы, обязательно делитесь в комментариях.
Также может быть интересно:
