Основы тайм-менеджмента. Повышаем личную эффективность

6 советов как все успевать. Основы тайм-менеджмента

Большинство из нас изо дня в день сталкивается с проблемой, когда сегодня нужно было сделать 3 важные задачи, а уже вечер и вам еле удалось закончить хоть одну. Завтра  новый день, добавятся еще новые задания, эмоциональное напряжение растет, производительность падает. Вместо 100% отдачи начинаются внутренние терзания “я ничего не успеваю”, в итоге, все это приводит к быстрой утомляемости, стрессу, апатии.

Осмелюсь предложить, что у многих бывало состояние, вы сидите, думаете, “мне необходимо сделать то и то”, но при этом продолжаете сидеть и бездейственно думать, в конце концов идете на кухню, делаете перекусить и садитесь смотреть телевизор. Все это происходит потому, что стоящие перед вами задачи слишком обширны и мозг не может понять с чего именно ему начинать. А это уже следствие того, что мы не делаем планирование, либо делаем, но неправильно, что приводит к потери времени. Время – единственный ресурс, который ограничен и главная задача – научится правильно им распоряжаться. В этом как раз и заключается вся суть тайм-менеджмента.

Парадокс тайм-менеджмента

Парадокс тайм-менеджмента заключается в том, что потратив дополнительное время на планирование, мы в итоге закончим все задачи гораздо быстрее, нежели без него. Планы и размышления необходимо всегда записывать, если цели нету на бумаге, значит она вообще не существует. Существует поговорка “Корабль, не знающий куда плывет, никогда не достигнет пункта назначения”, тоже работает и с людьми, если мы не знаем чего хотим, то никогда этого и не получим. Но даже, если мы в курсе своих желаний – без четкого плана действий, они так и останутся желаниями. Обычная ситуация, вам 10 лет – мечтаете стать футболистом и получить золотой мяч, вам 15 лет – мечтаете стать футболистом и играть в Барселоне, вам 20 лет – мечтаете стать футболистом и сыграть за родные цвета, вам 40 лет – сидите в баре и рассказываете друзьям, что в молодости мечтали стать футболистом.

Планировать – выиграть время

Многие сталкивались с ситуацией, когда нам хорошо, чем-то увлечены – время идет быстро, когда скучно – минуты кажутся часами, это связано с тем, что восприятие времени, в значительной степени, привязано к нашему эмоциональному состоянию, а значит полагаться на себя в данном вопросе нельзя. Как показывает практика, работа со списком запланированных дел значительно повышает производительность уже в первый день. Планировать каждый день необходимо с вечера предыдущего, таким образом, вы всегда будете знать с чего начать свой день. Все завершенные дела необходимо же сразу вычеркивать, это повышает настроение и дает заряд бодрости на продолжение.

Советы как все успевать

Что и как планировать

Планировать необходимо все, не только каждый следующий день. Вы должны ставить долгосрочные цели, представлять кем хотите быть через 5-10-20 лет, далее большие цели распределять на меньшие, год на месяцы, месяцы на недели. Каждые сложные задачи необходимо разбивать на менее легкие, если задачу каким-то образом можно еще разбить – делайте это, но без фанатизма. Существует очень много методик планирования, но все рассматривать не будем, выделим самые простые и ходовые:

ABC-планирование – один из лучших способов расставить приоритеты. Суть заключается в том, что необходимо составить таблицу, в которую вписать все необходимые дела. Далее, против каждого дела расставляем буквы A, B и C по степени важности, соответственно А-самая важная задача, С-задачи, которые можно проигнорировать, после против каждой буквы расставляем цифры 1, 2, ..,n, это очередность, в которой необходимо выполнять задачи. В конце концов, мы получим, что задача А1 имеет высший приоритет и так далее.

Принцип Эйзенхауэра – суть метода схож в предыдущем, только здесь необходимо разделить все дела на 4-и категории:

  • срочные и важные – дела, которые требуют незамедлительного выполнения;
  • срочные, но не важные – необходимо точно отделить их от важных, так как можно потратить лишнее время;
  • не срочные, но важные – парадокс таких дел в том, что они могут превратиться в срочные и важные;
  • не срочные и не важные – порой такие дела можно игнорировать.

Основные советы

  1. Расставляйте приоритеты. Если у вас накопилось уйма дел, не спешите паниковать и делать первое попавшиеся, успокойтесь, сделайте себе чашечку чая или кофе, отбросьте лишние мысли из головы (самый простой способ, это закрыть глаза и сосчитать до 100), возьмите листок и ручку или где вы обычно делаете пометки, и составьте план всей работы. Таким образом вы сможете выделить самые важные, незамедлительные дела и приступить к их выполнению.
  2. Научитесь отказывать. Порой нас просят что-то сделать, мы сами хотим на что-то отвлечься, это все отнимает время, которое уже было выделено на другие задачи. Необходимо научиться вежливо отказывать и выполнять только поставленные в данный момент задачи. Также следите, куда вы тратите свое время, записывайте все сделанное, что не входило в планы. Например, просмотр фото в инстаграме, обсуждение сплетней. Таким образом, вы сможете сформировать список так называемых “пожирателей времени”.
  3. Логируйте время. После выполнения каждой задачи, записывайте рядом количество потраченного времени. Это поможет вам четко видеть куда и сколько идет затрат, плюс на будущее будете, примерно, понимать продолжительность каждой задачи.
  4. Делегируйте задачи. Важно понимать – ваше время стоит дорого и если не в финансовом плане, то для вас так точно. Поэтому, менее важные дела или дела, в которых вы слегка некомпетентны лучше поручать кому-то другому, а самому заняться более приоритетными делами. Например, если вы ничего не смыслите в компьютерах, вот не стоит трать сутки пытаясь его отремонтировать.
  5. Делайте все качественно. Каждый неоднократно сталкивался тем, что неинтересную работу хочется как-нибудь побыстрее выполнить и забыть. Но некачественное выполнение задачи грозит тем, что спустя некоторое время вам придется все заново переделывать.
  6. Все неприятное сначала. Каждый день лучше начинать с самых неприятных дел, выполнив которые, мы получим дополнительный эмоциональный заряд на весь оставшийся день.

На этом знакомство с тайм-менеджментом закончим. Помните, что для достижения целей и повышения личной эффективности, кроме успешного планирования, еще необходим здоровый дух. Заботьтесь о своем здоровье и “море будет по колено”. Знаете еще полезные советы, обязательно делитесь в комментариях.

Также может быть интересно:

 

загрузка комментариев